Journée Experte - Organiser et optimiser les secrétariats médicaux
Disponible sur mesure (délai 2 mois)
Formation créée le 01/01/2022. Dernière mise à jour le 22/04/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation Version PDF
L’organisation et l’optimisation des moyens affectés aux secrétariats médicaux est une problématique constante de l’organisation hospitalière. Elle exige une expertise technique et organisationnelle forte. Sur quels critères évaluer l’activité et la charge de travail ? Comment dimensionner les effectifs ? Comment aménager les espaces et les locaux ? Quels sont les outils et les méthodes de travail les plus adaptés ? Quels sont les modèles organisationnels possibles ? La formation proposée est destinée à donner des réponses, des outils et des repères pour améliorer l’organisation des secrétariats médicaux dans un établissement de santé.
Objectifs de la formation
- Évaluer l’activité et la charge de travail des secrétariats médicaux
- Identifier les principales problématiques organisationnelles des secrétariats médicaux
- Optimiser l’organisation et l’efficience des secrétariats médicaux
Profil des bénéficiaires
- Secrétariats médicaux
- Référentes de secrétariats médicaux
- Contrôleurs de gestion des établissements de santé publics et privés
- Aucun pré--requis exigé
Contenu de la formation
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L’analyse de l’activité et l’évaluation de la charge de travail
- Les indicateurs clés de l’activité et le repérage des missions
- Segmentation et analyse de l’activité
- Normes en matière de vitesse de frappe
- Les analyses ciblées de l’activité : volumes d’appels entrants, volume des CR, etc.
- L’analyse de la productivité
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Effectif et temps de travail
- Calculer et affecter les effectifs en fonction de l’activité
- Les horaires, la gestion des plannings et des effectifs des secrétariats
- La construction de la cohérence des temps dans l’organisation avec les médecins, les soignants
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Les principales problématiques relatives à l’architecture, aux méthodes et outils
- Architecture et ergonomie des postes de travail
- Les différents outils utilisés et leur impact organisationnel
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Les différents modèles organisationnels des secrétariats médicaux
- Le secrétariat unique
- Le secrétariat intégré
- Le secrétariat de flux, etc
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Organiser le secrétariat au regard des parcours patients
- Formaliser et analyser le parcours patient au regard du secrétariat médical
- L’analyse ciblée et l’amélioration du parcours médico-administratif du patient
- Améliorer les étapes et processus clés : entrée, sortie, etc.
- Améliorer le circuit des comptes-rendus
- Les principes organisationnels : secrétariat rattaché à un médecin ou à un parcours patient et flux d’activité, travail en différé ou au fil de l’eau, etc.
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Les outils d’organisation du secrétariat médical
- Les bonnes pratiques en matière de méthodes de travail
- Le guide d’organisation du secrétariat, les procédures
- Étude de cas.
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Les évolutions du métier de secrétaire médicale
- Les facteurs d’évolution
- Quel métier pour demain ?
Hélène BOURDET-CLEMENT - Directrice pédagogique (h.clement@leh.fr)
- Questionnaire d’identification des besoins (SI INTRA)
- Questionnaire de pré-formation
- Feuille de présence
- En début de formation : recueil des attentes des participants
- En fin de formation : formulaires d’évaluation de la formation
- Remise des certificats de réalisation
- Compte rendu rédigé par le formateur
- Évaluation de la formation 3 mois plus tard (formulaires d’évaluation de la formation)
- Exposés théoriques
- Études de cas et/ou Mises en situation
- Avant la formation : dépôt du document support de la formation (48 heures avant)
- Remise d’un livre sur le sujet ou un thème d’actualité
- Accès d’un mois à la base de données de veille et d'information juridique hospitalière (HOPITALEX)