Journée Experte - Organiser et optimiser les secrétariats médicaux

Disponible sur mesure (délai 2 mois)

Training created on 1/1/22. Last update on 7/24/25.
Programme version: 1
Satisfaction rate of learners
8,0/10 (12 review)

Type of training

Face-to-face

Training duration

6 hours (1 day)

Accessibility

Yes
€ Net of VAT
Sign-up
€ Net of VAT
Sign-up
€ Net of VAT
Sign-up

Journée Experte - Organiser et optimiser les secrétariats médicaux

Disponible sur mesure (délai 2 mois)


L’organisation et l’optimisation des moyens affectés aux secrétariats médicaux est une problématique constante de l’organisation hospitalière. Elle exige une expertise technique et organisationnelle forte. Sur quels critères évaluer l’activité et la charge de travail ? Comment dimensionner les effectifs ? Comment aménager les espaces et les locaux ? Quels sont les outils et les méthodes de travail les plus adaptés ? Quels sont les modèles organisationnels possibles ? La formation proposée est destinée à donner des réponses, des outils et des repères pour améliorer l’organisation des secrétariats médicaux dans un établissement de santé.

PDF version

Objectives of the training

  • Évaluer l’activité et la charge de travail des secrétariats médicaux
  • Identifier les principales problématiques organisationnelles des secrétariats médicaux
  • Optimiser l’organisation et l’efficience des secrétariats médicaux

Profile of beneficiaries

For whom
  • Secrétariats médicaux
  • Référentes de secrétariats médicaux
  • Contrôleurs de gestion des établissements de santé publics et privés
Requirements
  • Aucun pré--requis exigé

Training content

L’analyse de l’activité et l’évaluation de la charge de travail
  • Les indicateurs clés de l’activité et le repérage des missions
  • Segmentation et analyse de l’activité
  • Normes en matière de vitesse de frappe
  • Les analyses ciblées de l’activité : volumes d’appels entrants, volume des CR, etc.
  • L’analyse de la productivité
Effectif et temps de travail
  • Calculer et affecter les effectifs en fonction de l’activité
  • Les horaires, la gestion des plannings et des effectifs des secrétariats
  • La construction de la cohérence des temps dans l’organisation avec les médecins, les soignants
Les principales problématiques relatives à l’architecture, aux méthodes et outils
  • Architecture et ergonomie des postes de travail
  • Les différents outils utilisés et leur impact organisationnel
Les différents modèles organisationnels des secrétariats médicaux
  • Le secrétariat unique
  • Le secrétariat intégré
  • Le secrétariat de flux, etc
Organiser le secrétariat au regard des parcours patients
  • Formaliser et analyser le parcours patient au regard du secrétariat médical
  • L’analyse ciblée et l’amélioration du parcours médico-administratif du patient
  • Améliorer les étapes et processus clés : entrée, sortie, etc.
  • Améliorer le circuit des comptes-rendus
  • Les principes organisationnels : secrétariat rattaché à un médecin ou à un parcours patient et flux d’activité, travail en différé ou au fil de l’eau, etc.
Les outils d’organisation du secrétariat médical
  • Les bonnes pratiques en matière de méthodes de travail
  • Le guide d’organisation du secrétariat, les procédures
  • Étude de cas.
Les évolutions du métier de secrétaire médicale
  • Les facteurs d’évolution
  • Quel métier pour demain ?

Teaching team

Hélène BOURDET-CLEMENT - Directrice pédagogique (h.clement@leh.fr)

Monitoring of implementation and evaluation of results

  • Questionnaire d’identification des besoins (SI INTRA)
  • Questionnaire de pré-formation
  • En début de formation : recueil des attentes des participants
  • En cours de formation : évaluation des acquis (formatives ou sommatives)
  • En fin de formation : évaluations de l'atteinte des objectifs et de la satisfaction des participants à chaud et à froid
  • Remise du certificat de réalisation
  • Compte rendu rédigé par le formateur

Technical and educational resources

  • Exposés théoriques
  • Études de cas et/ou Mises en situation et/ou Séance questions-réponses
  • Avant la formation : dépôt du document pédagogique support de la formation (48 heures avant) en version électronique
  • Remise d’un livre sur le sujet ou un thème d’actualité
  • Accès d'un mois à la base de données de veille et d'information juridique hospitalière (HOPITALEX)

Quality and satisfaction

Prise en compte des évaluations des participants afin d’améliorer en permanence nos offres de formation
Satisfaction rate of learners
8,0/10 (12 review)

Accessibility

Formation accessible aux personnes en situation de handicap